Backup erstellen im Unternehmen - so klappt die Datensicherung

Datensicherung im Unternehmen – so erstellen Sie Backups für Ihre Firmendaten

IT Sicherheit
Autor smpl-IT Team
Die unkomplizierten
IT Experten in Leverkusen.
07.04.2021
Lesezeit: 8 min.

Gestern war die Welt noch in Ordnung, heute ist alles weg. Wie schnell wichtige Daten verloren gehen und welche Folgen das haben kann, wird gern unterschätzt. Manchmal reicht eine umgeworfene Kaffeetasse oder ein Festplattensturz, damit nichts mehr so ist wie vorher – außer Sie haben Ihre Daten gesichert. 

Indem Sie regelmäßig ein Backup erstellen, verhindern Sie, dass verschütteter Kaffee oder ein Stromausfall Ihre Projekte um Wochen zurückwirft, Sie wichtige Kunden verlieren oder Ihr Unternehmen in existenzielle Schwierigkeiten gerät. Dabei haben Sie heute so viele Möglichkeiten zur Datensicherung wie nie zuvor. Sie müssen nur die richtige für Ihre IT-Strategie auswählen.

Wir helfen Ihnen dabei.

Dazu verraten wir Ihnen im Folgenden, Schritt für Schritt, wo Sie Daten speichern können, welche Backup-Strategien es gibt und wie eine Software den Arbeitsaufwand reduziert.

Wohin mit den Daten? – Überblick über Sicherungsmedien

Um ein Backup zu erstellen, brauchen Sie zunächst einen Ort, an dem Sie Ihre Daten speichern. 

Die wichtigsten Sicherungsmedien für KMU sind die folgenden:

  • Externe Festplatten 
    Externe Festplatten schließen Sie einfach per USB an den Computer an. Sie sind flexibel, mobil, günstig und aus diesen Gründen sehr beliebt. Leider haben sie einen großen Nachteil: Externe Festplatten haben nur eine begrenzte Lebensdauer und sind empfindlich. Manchmal genügt ein Sturz und die Festplatte samt Daten ist für immer verloren.
  • Magnetbänder
    Das Wort „Magnetband“ klingt nach längst vergangenen Tagen, aber der erste Eindruck täuscht. Tatsächlich verwenden noch heute viele Firmen Magnetbänder als Backup Lösung. Schließlich sind diese günstig und langlebig. Das zugehörige Laufwerk ist jedoch vergleichsweise teuer und die Handhabung etwas aufwendiger. 
  • RDX
    Auch RDX-Backup-Systeme bestehen aus einem Laufwerk (RDX-Dock) und Speichermedien (RDX-Cartridges). Allerdings ist das Laufwerk günstiger als bei Magnetbändern. Gleichzeitig sind die Speichermedien sehr robust, langlebig und einfach verwendbar. Damit stellen sie eine tolle Alternative zu herkömmlichen Festplatten und Magnetbändern dar. 
  • NAS-Systeme
    NAS steht für Network Attached Storage. Dabei handelt es sich um Server mit mehreren Festplatten, auf denen Sie Daten von allen Rechnern in Ihrem Unternehmen speichern können. NAS-Geräte stellen eine moderne, leicht bedienbare Lösung für Backups dar, die je nach Modell viel Speichervolumen mitbringt. Bei der Auswahl des Geräts sollten sie aber genau hinsehen beziehungsweise sich gut beraten lassen.
  • Cloud
    Schließlich haben Sie die Möglichkeit, auf physische Speichermedien zu verzichten und Ihre Daten in der Cloud zu speichern. Lösungen dafür gibt es viele und die Vorteile liegen auf der Hand. Sie müssen keine Datenträger archivieren, sind unabhängig vom Ort und Wartungen sind ebenfalls überflüssig. Manche Unternehmen haben allerdings Angst, sensible Daten in die Cloud zu stellen. Auch hier gilt: Vergleichen Sie Anbieter, Konditionen und Sicherheitsstandards gut.

Vorsicht: Machen Sie nicht den Fehler, wertvolle Dateien auf einem USB-Stick zu speichern. Ein solcher ist zwar billig und passt in jede Hosentasche. Dafür ist er genauso empfindlich wie praktisch. Außerdem weiß wohl jeder aus eigener Erfahrung, wie schnell USB-Sticks auf mysteriöse Weise verloren gehen. 

Für die schnelle Übersicht noch einmal alle Speichersysteme im Vergleich:

Backup erstellen - Übersicht der Speichersysteme zur Datensicherung (Vergleichs-Tabelle)

Wie oft sollten Sie Daten sichern?

Die Antwort auf diese Frage hängt vor allem von zwei Dingen ab:

  • wie oft sich Daten ändern 
  • wie wichtig sie sind

Wir raten dazu, mindestens einmal wöchentlich ein Backup zu erstellen. Wenn sich Daten häufig ändern oder schnell wachsen, sollten Sie sie häufiger sichern. Mit einer geeigneten Software ist das kein großer Mehraufwand.

So geht Datensicherung automatisch – Software für Backups

Natürlich können Sie manuell Backups erstellen. Aber Software für die Datensicherung bringt Vorteile mit: 

  • Sie sparen Zeit und Aufwand, weil die Software automatisch Backups erstellt.
  • Es besteht nicht mehr die Gefahr, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter im falschen Moment vergessen, Daten zu sichern.
  • Gute Software schützt Sie durch automatische Fehlerbehebungsmaßnahmen und kontinuierliche Tests vor Ausfällen. 
  • Sie lässt sich mit verschiedensten Speichermedien kombinieren, von Festplatten bis zur Cloud. Auf diese Art bleiben Sie flexibel.

Zusammengefasst kümmert sich gute Software für Backups, einmal eingestellt, weitgehend automatisch um ihre Datensicherheit. Das ist ein Riesenvorteil, denn mal ehrlich: Wer beschäftigt sich schon gerne damit, Backups anzufertigen? 

Tipp: Achten Sie auf die Möglichkeit, Leistungen und Tarife flexibel an Ihren Bedarf anzupassen. So bekommen Sie nur das, was Sie auch brauchen für Ihre Unternehmensgröße und Daten. 

Sehr gut geeignet für kleine und mittlere Unternehmen sind folgende Lösungen: 

Veeam 

Veeam Backup & Replication ist eine umfangreiche Software für die Datensicherung. Mit ihrem großen Funktionsumfang richtet sie sich an Unternehmen jeder Größe. Allerdings gibt es eine eigene Lösung speziell für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern, Veeam Backup Essentials. 

Dabei profitieren Sie unter anderem von folgenden Funktionen:

  • Backup und Wiederherstellung von cloud-basierten, virtuellen und physischen Workloads
  • Automatisierungen für die Datensicherung
  • Tests und Überprüfungen für volle Funktionalität. 

Trotz seines großen Funktionsumfangs lässt sich Veeam Backup & Replication nach einer Einarbeitungsphase leicht bedienen. Für Unternehmen, die bei der Datensicherung auf NAS-Systeme setzen, bietet Veeam das Add-on NAS Capacity Pack an.

Iperius Backup

Iperius Backup ist eine sehr schlanke Software-Lösung für die Datensicherung. Unserer Erfahrung nach bietet sie KMUs alles, was diese für die Datensicherung brauchen, unter anderem

  • Backups auf NAS, Cloud, externe Laufwerke und viele andere Sicherungsmedien
  • Klonen von Festplatten
  • Datenbanksicherung

Dabei punktet Iperius Backup durch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Schon die kostenlose Version von Iperius Backups erlaubt Automatisierungen und ist unbeschränkt gültig. Letzteres gilt auch für die kostenpflichtigen Varianten. Das heißt, Sie zahlen nur einmal statt jährlich oder monatlich.

Wie eine systematische Datensicherung im Unternehmen aussehen kann – verschiedene Möglichkeiten und Strategien

Bevor Sie nun endgültig mit der Datensicherung beginnen, brauchen Sie einen Plan. 

Allgemein unterscheidet man folgende Sicherungsstrategien

Vollsicherung

Bei der Vollsicherung ist der Name Programm. Sie speichern alle Daten auf dem jeweiligen Computer inklusive der Daten des Betriebssystems. In diesem Fall müssen Sie keine Daten sortieren und haben nur eine Backup-Datei. Der Nachteil ist, dass Vollsicherungen viel Zeit und viel Platz benötigen, weil Sie immer alles speichern. 

Differenzielle Datensicherung

Auch die differenzielle Datensicherung beginnt mit einer Vollsicherung. Danach jedoch erstellen Sie jeweils nur ein Backup der Daten, die seit der letzten Sicherung verändert oder hinzugefügt wurden. Das geht schneller, dafür steigt der Platzbedarf stetig. 

Inkrementelle Datensicherung

Diese Form der Datensicherung sichert jeweils nur die Daten, die seit dem letzten Mal verändert oder erstellt wurden. Dadurch sparen Sie Zeit und Speicher. Einen Nachteil hat diese Methode aber auch. Da alles mit allem zusammenhängt, genügt ein defektes inkrementelles Backup, damit Sie alle folgenden Backups nicht mehr verwenden können. Hier darf also nichts schiefgehen.

Generationen-Prinzip

Schließlich gibt es das Generationen-Prinzip oder Vater-Sohn-Großvater-Prinzip. Dieses läuft in vier Phasen ab: 

  • Im ersten Schritt erstellen Sie eine Vollsicherung. 
  • Dann sichern Sie täglich Daten als differenzielles oder inkrementelles Backup (Sohn). 
  • Zum Ende der Woche erstellen Sie ein vollständiges „Vater“-Backup und löschen dafür alle vorhergehenden Tages-Backups. 
  • Schließlich ersetzen Sie nach vier Wochen mit dem „Großvater“-Backup die wöchentlichen Sicherungen.

Zugegeben, das System klingt im ersten Moment kompliziert. Dafür brauchen Sie wenig Zeit und Platz dafür. Außerdem punktet das Generationen-Prinzip mit einem hohen Maß an Sicherheit. 

Apropos Sicherheit. In diesem Zusammenhang haben wir noch eine Empfehlung für Sie, wenn Sie Backups für Ihr Unternehmen erstellen.

Exkurs: 3:2:1-Regel

Die sogenannte 3:2:1-Regel basiert auf folgenden Empfehlungen:

  • Achten Sie darauf, dass immer drei Kopien Ihrer Daten vorliegen. 
  • Speichern Sie diese auf zwei Medien. 
  • Bewahren Sie eine Kopie an einem externen Speicherort auf. Dabei kann es sich beispielsweise um Ihr Zuhause, aber auch um die Cloud handeln. 

Natürlich können Sie die 3:2:1-Regel abwandeln und zum Beispiel zwei Kopien statt einer extern speichern. 

Entscheidend ist eines: Selbst die beste Backup Lösung ist nicht hundertprozentig sicher. Deshalb ist es gut, wenn Sie weitere in der Hinterhand haben.

Geprägt hat die 3:2:1-Regel der Fotograf Peter Kroos. Von ihm stammt auch die Behauptung, 

dass es zwei verschiedene Gruppen von Menschen gäbe: Die eine Gruppe hat bereits einen Speicherausfall erlebt und die zweite Gruppe wird ihn noch erleben.

Noch Fragen? Wir helfen Ihnen bei der Datensicherung

Festplatte, NAS-Systeme oder Cloud? Welche Software ist am besten geeignet für mein Unternehmen und wie sorge ich mit wenig Aufwand für maximale Datensicherheit? Wie führe ich eine Backup-Strategie ein?

Wir helfen Ihnen gerne, diese Fragen zu beantworten und mehr als das. 

Auf Wunsch unterstützen wir Sie dabei, eine maßgeschneiderte Backup Lösung für Ihr Unternehmen zu erstellen und alles so einzurichten, dass Sie sich entspannt um Ihr Kerngeschäft kümmern können – mit dem sicheren Wissen, dass Ihre Daten morgen noch da sind.